Business owner'lar, yöneticiler, gayrimenkul ekipleri ve operasyon yöneticilerini günlük idari ve operasyonel sorumluluklarında destekleyecek bir Yönetici Asistanı / Operasyon Sanal Asistanı arıyoruz. Bu pozisyonun birincil sorumluluğu; yöneticilerin takvimlerini ve iletişimlerini yönetmek, öncelikleri ve projeleri takip etmek, raporlar hazırlamak, bilgileri düzenlemek ve önemli görevlerin sonuçlandırılmasını sağlamaktır. Bu pozisyon; yönetici asistanlığı, operasyon desteği, sanal asistanlık, proje koordinasyonu veya idari yönetim alanında deneyimi olan, proaktif, son derece organize, profesyonel ve istikrarlı, uzun vadeli kariyer gelişimine önem veren adaylar için ideal bir fırsattır. Sorumluluklar • Yöneticilerin takvimlerini, randevularını, toplantılarını, hatırlatmalarını ve planlamalarını yönetmek. • Yöneticilerin e-posta gelen kutularını düzenlemek, mesajları önceliklendirmek ve onaylanan takip faaliyetlerini tamamlamak. • Görevlerin, son tarihlerin, projelerin, atamaların ve bekleyen işlerin takibini yaparak zamanında tamamlanmasını sağlamak. • Raporlar, özetler, toplantı notları, görev güncellemeleri, sunumlar ve dahili dokümantasyon hazırlamak. • Dijital dosyaları, klasörleri, müşteri bilgilerini ve operasyonel kayıtları organize etmek ve güncel tutmak. • Müşteriler, tedarikçiler, ekip üyeleri ve şirket içi birimlerle koordinasyon sağlamak. • İdari iş akışlarına, süreç dokümantasyonuna ve görev yönetimine destek olmak. • Atanan müşteri başlangıç süreçlerine (onboarding), şirket içi operasyonlara ve proje koordinasyonuna destek vermek. • Şirket içi ve dışı toplantıları planlamak; katılımı, gündemi ve gerekli materyalleri teyit etmek. • Bekleyen görevler, son tarihler ve istenen bilgiler konusunda ekip üyeleri ve paydaşlarla takip görüşmeleri yapmak. • Görev panolarını, proje yönetim sistemlerini, CRM platformlarını, tablolamaları ve dahili takip araçlarını güncel tutmak. • Planlama çakışmalarını, kaçırılan son tarihleri, tamamlanmamış görevleri ve olası operasyonel engelleri tespit etmek. • Tamamlanan görevler, bekleyen işler, öncelikler, son tarihler ve engeller hakkında günlük net güncellemeler sunmak. • Aynı anda birden fazla görevi, projeyi ve önceliği yönetmek. • Belirlenmiş Standart Çalışma Prosedürlerine (SOP), kontrol listelerine, son tarihlere ve yönetici talimatlarına uymak. • İş, müşteri ve yönetici bilgilerini gizlilik ve hassasiyetle, profesyonel biçimde yönetmek. Aranan Nitelikler • Yönetici asistanlığı, operasyon desteği, sanal asistanlık, proje koordinasyonu veya idari yönetim alanında önceki deneyim. • Güçlü yazılı ve sözlü İngilizce iletişim becerileri. • Üstün organizasyon, zaman yönetimi ve detaylara dikkat. • Yönetici takvimleri, e-posta gelen kutuları, toplantılar ve hatırlatmaları yönetme deneyimi. • Güçlü görev yönetimi, son tarih takibi ve takip becerileri. • Yöneticiler, müşteriler, tedarikçiler ve ekip üyeleriyle profesyonel iletişim kurabilme. • Rekabet eden talepleri önceliklendirebilme ve baskı altında sakin kalabilme. • İyi düzeyde bilgisayar, tablolama, CRM ve proje yönetimi yazılımı becerileri. • Standart Çalışma Prosedürlerini ve ayrıntılı talimatları takip edebilme. • Gizli veya hassas bilgileri yönetirken yüksek düzeyde gizlilik. • Güvenilir bir internet bağlantısı ve profesyonel bir uzaktan çalışma ortamı. • Planlanan çalışma saatlerinde güvenilir ve düzenli devam. • Düzenli ve net güncellemeler vererek bağımsız çalışabilme. • Lise diploması veya eşdeğer bir belge. • Proaktif, profesyonel, becerikli, detaylara önem veren, öğrenmeye açık ve sahiplenme duygusu yüksek olma. Tercih Edilen Deneyim • ABD merkezli yöneticilere veya business owner'lara destek olma deneyimi. • Gayrimenkul sektöründe idari veya operasyon desteği. • Yönetici takvimi ve gelen kutusu yönetimi. • Toplantı hazırlığı ve takibi. • Müşteri başlangıç süreçleri (onboarding). • Proje koordinasyonu. • Operasyon yönetimi. • Süreç ve SOP dokümantasyonu. • Rapor ve sunum hazırlama. • CRM yönetimi. • Google Workspace, Microsoft Office, ClickUp, Trello, Asana, Notion ve Slack deneyimi. • İşletme, operasyon, yönetim veya ilgili bir alanda ön lisans veya lisans derecesi.