Zelh, hızlı büyüyen ve tutkulu bir dış kaynak şirketidir. Misyonumuz, sürekli yüksek kaliteli hizmetler sunarak en güvenilir ortak olmaktır. Müşterilerimiz, çalışanlarımız ve tedarikçilerimizle uzun vadeli ilişkiler kurarız; kişisel ilgi, net iletişim ve saygı temel değerlerimizdir. Şu anda lojistik müşterimiz için Muhasebe Asistanı arıyoruz. Muhasebe Asistanı, şirketin günlük finans ve muhasebe operasyonlarını, alacak hesapları (A/R), borç hesapları (A/P), tahsilatlar, finansal raporlama, tedarikçi/taşıyıcı kayıt bakımı ve özel projeler yöneterek destekler. Bu rol, doğru finansal kayıtların tutulması, nakit akışının yönetilmesi, zamanında faturalama ve tahsilat sağlanması ve yönetime eyleme geçirilebilir finansal görünürlük sunulması açısından kritik bir görev üstlenir. Temel Sorumluluklar 1. Alacak Hesapları ve Faturalama Yönetimi • Teslim Edilen, Faturalandırılmamış (DNI) Yönetimi: DNI raporlarını tutar ve izler, eksik faturalama olan sevkiyatları belirler, operasyon ekibiyle iletişime geçer ve her Pazartesi, Çarşamba ve Cuma günleri güncellenmiş DNI raporlarını dağıtır. • Günlük Faturalama: Uygun tüm sevkiyatların (Pazartesi‑Cuma) günlük olarak faturalandırılmasını sağlar, gerekli belgeleri faturalama öncesinde doğrular ve faturalama doğruluğu standartlarına sıkı bir şekilde uyar. • Yaşlandırma ve Vade Şartları: Fatura yaşlandırmasını sevkiyat teslim tarihinden başlatır (başka bir talimat yoksa). Müşteri ödeme vadelerini izler, fatura profillerini güncel tutar ve tahsilatı zorlaştıran süreç iyileştirmelerini önerir. • Ödeme Uygulama: Müşteri ödemelerini doğru bir şekilde kaydeder, alacak faturalarına tahsis eder ve uygulanmamış nakit ya da ödeme tutarsızlıklarını mutabık eder. 2. Tahsilat Yönetimi • Süreç Koordinasyonu: Müşteri tahsilatının birincil koordinatörü olarak görev yapar. Yaşlandırma raporlarını düzenli izler, gecikmiş hesapları tespit eder ve telefon ve e‑posta yoluyla nazik ama kararlı bir iletişim kurar. • Kayıt Tutma: Tüm temas, müşteri yanıtları ve ödeme taahhütleri hakkında ayrıntılı, güncel günlük notları tutar. • Eskalasyonlar: Yüksek riskli hesapları veya ödeme anlaşmazlıklarını belirler ve yönetime eyleme geçirilebilir önerilerle hızlıca raporlar. (Bu rol tahsilat gerçekleştirir ancak ödeme planı, indirim, vade değişikliği ya da alacak silme yetkisine sahip değildir.) • Haftalık A/R Raporlaması: En eski bakiyeden en yeniye doğru sıralanmış kapsamlı haftalık alacak raporu hazırlar ve dağıtır; rapor A/R Yaşlandırma Özeti, Açık Fatura Detayı ve Öncelikli Tahsilat Bölümünü içerir. Ayrıca 7‑gün ve 30‑gün likit akış tahmini, risk değerlendirmesi ve trend analizini sunar. 3. Borç Hesapları ve Taşıyıcı Yönetimi • Fatura Doğrulama: Taşıyıcı ve tedarikçi faturalarını sevkiyat belgeleriyle karşılaştırarak doğrular, tam destekleyici belgelerle birlikte ödeme için uygun hale getirir. • Belgeler ve Kayıt Oluşturma: Taşıyıcı/tedarikçi kayıtlarını (W‑9 formları, ödeme detayları, iletişim bilgileri) düzenli tutar, eksik ya da tamamlanmamış faturalama belgelerini takip eder. • Borç Yönetimi: Yaklaşan ödeme tarihlerini izler, ödeme vadelerini takip eder ve operasyonel etkiye göre önceliklendirme yapar. • Haftalık A/P Raporlaması: Ödeme tarihine göre (en eski‑en yeni) sıralanmış tüm borçları gösteren haftalık raporu hazırlar; ayrıca faktör şirketleri, kritik taşıyıcılar ve yöneticinin acil olarak işaretlediği ödemeler için öncelikli borç takibi bölümü içerir. Onaylı tedarikçi/taşıyıcı ödemeleri muhasebe yazılımına doğru bir şekilde kaydedilir ve temiz defter geçmişi korunur. 4. Finansal Raporlama ve İdari Destek • Atanan periyodik finans ve operasyon raporlarını (ör. aylık hacim/taşıma aktiviteleri) hazırlar. • Muhasebe süreç iyileştirmeleri, raporlama otomasyonu projeleri ve sistem organizasyonu konularında yardımcı olur. • Dijital muhasebe dosyalarını ve destekleyici belgeleri temiz ve düzenli tutar. 5. Özel Projeler • Muhasebe, operasyon, teknoloji ve raporlama girişimlerine destek verir. • QuickBooks Online ve ilgili finansal yazılım araçları içinde idari görevlerde yardımcı olur. Yetki ve Karar Alma Rehberi Muhasebe Asistanı, muhasebe prosedürlerini yürütür, izler ve raporlar; ancak şirketi finansal olarak bağlayacak ya da şartları değiştirecek bağımsız bir yetkiye sahip değildir. Aşağıdaki durumlar için yöneticiden ön onay alınmalıdır: • Taşıyıcı ve tedarikçi ödemelerinin gerçekleşmesi. • Standart onaylı prosedürler dışındaki tedarikçi ödemeleri. • Müşteri veya taşıyıcı ödeme şartlarında değişiklik. • Alacak veya borç hesapları için uzlaşma, ödeme planı, kredi veya silme işlemleri. • Yeni finansal taahhütler ya da faturalama/muhasebe iş akışı üzerindeki önemli değişiklikler. Nitelikler ve Beklentiler • Doğruluk & Detay: Veri girişi, finansal mutabakat ve kayıt tutmada yüksek hassasiyet. • İletişim: Müşteriler, taşıyıcılar, tedarikçiler ve iç ekiplerle net, profesyonel yazılı ve sözlü iletişim. • Zaman Yönetimi: Haftalık rapor, faturalama ve tahsilat takvimlerine sürekli uyum sağlayacak ac