Rol Hakkında İki gayrimenkul profesyonelinin işlerini desteklemek üzere güvenilir, düzenli ve proaktif bir Yönetici Partneri arıyoruz. Pozisyon; idari destek, CRM yönetimi, e-posta ve takvim yönetimi, randevu planlama ve görev takibi üzerine odaklanmaktadır. İdeal aday, bir talebin bağlamını ve amacını anlayabilmeli, uygun bir sonraki adımı atabilmeli ve sürekli adım adım talimat almadan işi sonuçlandırabilmelidir. Başlıca Sorumluluklar İdari ve Yönetici Desteği • E-postaları, takvimleri ve randevuları yönetmek • Toplantı ve görüşmeleri planlamak • Müşteriler, acenteler ve iş ortaklarıyla koordinasyon sağlamak • Yapılacak işleri takip etmek ve sonuçlarını izlemek • Bilgi ve idari işleri düzenlemek • Yöneticilere genel operasyonel destek sağlamak E-posta ve İletişim • Gelen e-postaları izlemek ve düzenlemek • Acil veya önemli talepleri belirlemek • Gerektiğinde yanıt taslakları hazırlamak • Bekleyen talepleri ve takip işlerini izlemek • E-postalardan doğan önemli görevlerin tamamlanmasını sağlamak • E-posta, Google Chat ve metin mesajı yoluyla iletişim kurmak CRM Yönetimi • İletişim bilgilerini güncellemek ve düzenlemek • Doğru CRM kayıtlarını tutmak • Müşteri ve acente iletişimlerini desteklemek • Temel CRM iş akışlarında yardımcı olmak Birincil CRM: Bold Trail. Bold Trail deneyimi büyük ölçüde tercih edilmektedir. İkincil CRM: GoHighLevel. Ağırlıklı olarak acentelere yönelik faaliyetlerde kullanılmaktadır. Bold Trail deneyimi olmayan adaylar, güçlü CRM deneyimine sahip olmaları ve yeni platformları hızla öğrenebilmeleri halinde yine de değerlendirilebilir. Takvim ve Randevu Yönetimi • Toplantıları planlamak ve yeniden planlamak • Müsaitlikleri koordine etmek • Takvim davetleri ve toplantı bağlantıları göndermek • Hatırlatmaları ve takipleri yönetmek • Takvimleri doğru ve düzenli tutmak Etkinlik ve Eğitim Desteği • Eğitim oturumları ve etkinliklerin planlanmasına yardımcı olmak • Etkinlik iletişimlerini koordine etmek • Hatırlatma mesajları göndermek • Gerektiğinde katılımcıları takip etmek • İdari takip işlerini yürütmek Görev Yönetimi Görevler e-postalardan, toplantılardan, Google Chat'ten, metin mesajlarından, takvimlerden veya doğrudan taleplerden gelebilir. Yönetici Partneri şunları belirleyebilmelidir: Ne yapılmalı → Neye ihtiyaç var → Bir sonraki adım nedir → Ne zaman tamamlanmalı Görevler ağırlıklı olarak Asana üzerinden yönetilecektir. Aranan Nitelikler • Güçlü yazılı ve sözlü İngilizce • Çok iyi İngilizce anlama becerisi • Güçlü organizasyon ve zaman yönetimi becerileri • Detaylara çok iyi dikkat • Güvenilir takip ve sonuçlandırma • Birden fazla önceliği yönetebilme • Bağımsız çalışabilme • E-posta, sohbet ve diğer dijital araçları rahatça kullanabilme • Teknolojiye yatkın olma ve yeni sistemleri öğrenmeye istekli olma • Bağlamı anlayabilme ve gerektiğinde açıklama isteyebilme Tercih Edilen Nitelikler • Yönetici Asistanı veya İdari Asistan deneyimi • Gayrimenkul deneyimi • CRM deneyimi • Bold Trail deneyimi • GoHighLevel deneyimi • Asana deneyimi • E-posta ve takvim yönetimi deneyimi • Randevu planlama veya etkinlik koordinasyonu deneyimi • Birden fazla yöneticiyi veya işi destekleme deneyimi İdeal Aday Organize, proaktif, detaylara dikkat eden, iletişimi güçlü, uyumlu, teknolojiye yatkın, güvenilir, bağlamı kavrayan ve minimum denetimle bağımsız çalışabilen bir kişi arıyoruz. Araçlar • Bold Trail: Birincil CRM • GoHighLevel: CRM / acente desteği • Asana: Görev yönetimi • Google Calendar: Planlama • Google Chat: İletişim • E-posta: İletişim ve görev yönetimi • Metin mesajı: İletişim Her araç için deneyim şart değildir. Güçlü transfer edilebilir deneyim ve hızlı öğrenme yeteneği önemlidir. Önemli Not İşlem Koordinasyonu bu pozisyonun kapsamında DEĞİLDİR. Pozisyon; idari destek, CRM yönetimi, iletişim, planlama ve genel operasyonel desteğe odaklanmaktadır. Başarı Tanımı Başarılı bir Yönetici Partneri: • E-posta ve takvimleri düzenli tutar • Doğru CRM kayıtlarını korur • Görevler ve takiplerde kontrolü elinde tutar • Toplantıları verimli biçimde koordine eder • Etkinlik ve eğitim faaliyetlerini destekler • Asana görevlerini güncel tutar • Bold Trail'i öğrenir ve bu platformda yetkinleşir • Yöneticilerin idari iş yükünü azaltır • Öncelikler ve engeller hakkında açık iletişim kurar • Ekibin güvenilir bir uzantısı haline gelir